Отдел архива Сузунского района: итоги года

Кому-то нужна справка для оформления пенсии или получения звания «Ветеран труда»; кто-то пытается доказать, что 40 лет назад он трудился в Сузунском районе, и необходима выписка о заработной плате; а кому-то необходимо подтвердить факт проживания родственников на территории Российской Империи. Решить все эти и многие другие вопросы помогут доброжелательные сотрудники отдела архива.

Обращения граждан

Оказание помощи конкретным людям в решении жизненно  важных вопросов их социальной поддержки в значительной мере определяют важность архивной службы в гражданском обществе. «В 2024 году сотрудниками архива обработано 902 обращения от граждан и организаций, из которых 504 поступили через Единую цифровую платформу в социальной сфере. 94% запросов завершились положительно, то есть необходимая информация была найдена. Специалисты архива исполнили 387 тематических запросов. Среди этих запросов преобладали правоустанавливающие (194).Все обращения были выполнены в срок — пользователям выдано 5664 копий документов.

Для исполнения запросов поднято из хранилищ 4554 дела, что отражает рост объема работы с документами. Архив также предоставил доступ к своим материалам 99 исследователям, выдав им 1002 дела и 4248 копий документов. Это показатели превосходят аналогичные данные за 2023 год. Целесообразно отметить клиентоориентированность в использовании архивных документов, отличие архивов от публичных библиотек», — рассказала Светлана Кондрашова, начальник отдела архива. Всего в 2024 году услугами архива воспользовались 2081 человек, а количество виртуальных пользователей составило 114 224.

Хранение информации

Отдел архива демонстрирует высокую эффективность в выполнении своих функций по хранению, учету и использованию архивных документов, находящихся в муниципальной собственности. По состоянию на 1 декабря 2024 года, в ведении отдела находится 250 фондов, включающих 48 679 дел, из которых 12 тысяч относятся к документам по личному составу. Важно отметить, что загруженность архивохранилищ составляет 83%, что свидетельствует о необходимости расширения площадей для размещения увеличивающегося объема документов.

В 2024 году отдел архива принял на постоянное хранение 513 единиц хранения. Ожидается, что до 2024 включительно будет принято ещё около 7000 дел. Руководитель архива отметила необходимость и важность передачи документов по личному составу ликвидированных организаций частной формы собственности на муниципальное хранение.

Цифровизация — Национальная задача

В отделе архива оцифровано 7748 дел, что составляет 22% от общего числа дел постоянного хранения, 800 тысяч образов архивных документов. За отчетный год было оцифровано 560 единиц хранения. «Наш муниципальный подход — оцифровка в первоочередном порядке наиболее востребованных документов, формирование тематических баз данных» — отметила руководитель архива. Специалисты отдела проводят и реставрацию архивных документов. За последние пять лет восстановлено более 12 тысяч листов, что свидетельствует о высоком уровне профессионализма сотрудников.

Уникальный проект

Архивный сайт «Энциклопедия Сузунского района» — уникальный проект, целиком основанный на архивных документах муниципального значения. Эта онлайн-платформа служит настоящим сокровищем для всех, кто интересуется историей своей малой родины. Здесь собрано свыше 37 тысяч цифровых изображений архивных документов, более 1200 статей и 6400 страниц, посвящённых участникам военных событий.

Работа над этим проектом ведётся постоянно, без привязки к конкретным планам, что позволяет гибко реагировать на появление новой информации и постоянно обновлять контент. Благодаря такому подходу, энциклопедия остаётся актуальной и полезной для широкого круга пользователей. В 2024 году сайт пополнился материалами о земляках-целинниках и героях ВДНХ. Это совместная кропотливая работа сотрудников архива и редакции газеты «Новая жизнь».

Таким образом, отдел архива администрации Сузунского района успешно выполняет свои функции, обеспечивая сохранность и доступность архивных документов, а также предоставляя качественные услуги гражданам и организациям.

Взаимодействие с СФР

«С четвёртого марта текущего года внедрена новая программа по электронному взаимодействию между Социальным фондом РФ и архивными учреждениями – Государственная информационная система Российской Федерации «Единая централизованная цифровая платформа в социальной сфере». В 2024 году проводилась оценка прав женщин 1966, 1967 года рождения, мужчин 1961, 1962 года рождения. Запрос должен содержать полную информацию о застрахованном лице; ответ архива по документам должен пояснять все разночтения ФИО, даты рождения, сведений о приеме, увольнении, причинах отсутствия необходимых сведений на архивном хранении.

Достигнута согласованность действий в проведении работы по запросам. Сбоев в совместной работе с архивом не было. Все запросы исполнены в установленный законодательством двадцатидневный срок», — сообщила присутствующим Татьяна Эрбес, главный специалист-эксперт

отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц и заблаговременной работы №5.

Память жива

«Сегодня мы собрались для важного события – торжественной передачи на муниципальное архивное хранение документов об участниках Великой Отечественной войны 1941–1945 годов. Эти документы были переданы нам из архива Надежды Александровны Палецкой (бывший председатель Битковской ветеранской организации), которая многие годы собирала и бережно хранила их, понимая всю значимость этих свидетельств нашей истории.

Каждый листок бумаги, каждая фотография, каждый документ, который будет передан сегодня в архив, – это не просто страницы прошлого. Это память о тех людях, кто отдал свои жизни за нашу свободу, за наше будущее. Мы обязаны помнить их подвиги, передавать эту память нашим детям и внукам, чтобы они знали, какой ценой досталась им мирная жизнь.

Уверен, что эти документы займут достойное место в муниципальном архиве и будут доступны для изучения молодому поколению. Пусть они станут источником вдохновения и напоминанием о том, что истинный патриотизм заключается в уважении к своей истории и готовности защищать свою Родину», — сказал Вячеслав Прокопенко, председатель районного Совета ветеранов, передавая на архивное хранение документы о воинах-земляках.

В завершение мероприятия Светлане Кондрашовой и Олесе Кирюшенко, специалисту отдела архива, управляющий делами администрации Сузунского района Виктория Маслова вручила памятные знаки «100 лет Сузунскому району» за профессионализм, добросовестный труд и сохранение истории малой родины.

Галина БОЛЕ